コーポレート本部勉強会　手続き編　第1回総務部

投稿日 2024年9月5日
更新日 2024年9月6日
著者 m_arakawa
カテゴリーお知らせ

2024年8月8日に、コーポレート本部主催の勉強会手続き編の第１回を開催いたしました。

勉強会について

ZDC社内の各種手続き業務や、マネジメント等に関する知識など、ZDC社員として最低限必要な知識等の習得を目的として、全社員を対象に行われました。

各部説明

【手続き編】　第1回　総務部
会社備品関連の手続き、社用携帯の手続き、押印申請の運用変更について

～会社備品関連の手続き～
まず、初めに会社備品について保田さんから説明がありました。
■Garoonに掲載している備品リストの説明
会社備品を一覧表にまとめ、備品リストとしてGaroonに掲載しております。備品リストは下記の3つに分類されています。
１．個人用事務用品‥共有キャビネット及びメールルームにある各自持ち出し可能な事務用品

備品ではありませんが、共有キャビネットには常備薬もおいてありますので必要に応じてご使用ください。

２．共用事務用品‥オフィスの５箇所に設置した共有文具エリア及びメールルームにある共同で利用し、返却が必要な事務用品

３．総務貸出品‥貸出品キャビネットの中に保管され、総務で貸出を行っている事務用品

・総務貸出品の利用方法
貸出品キャビネットにある備品を使用する際は、貸出品キャビネットに貼り付けてあります管理簿に各自記載の上、ご利用ください。
貸出品キャビネットに記載のない備品を利用する際は、総務メンバーにお声がけください。

・備品リストにない商品の購入方法
備品リストにない商品は、部署負担となりますが総務部で購入可能ですので、Garoonから申請をお願いいたします。

■備品の設置場所
ブースエリアにもカメラ付きスピーカが常設されておりますが持ち出さず、別の場所で利用したい場合は貸出品キャビネットからご利用ください。

共有文具エリアは、えんぴつマークの5か所に設置されております。共有キャビネットは黄色マークの箇所にあり、メールルームやコーポレートエリアの近くに設置しております。貸出品キャビネットは青色エリアにあり、総務デスクの後ろ側に設置しております。

～社用携帯の手続き～
次に、落合さんから携帯電話関連の手続きについて説明がありました。
■全社対象のキャリア変更について
2025年までを目途に原則として、当社で契約しているすべての回線を日本通信SIMまたは楽天モバイルの格安SIMに変更いたします。
切り替え時期は、更新月によって異なるので複数回に分けて更新手続きを行ってまいります。
なお、５G回線や検証用回線、そのほかの変更不可の回線に関しては必要に応じてキャリア切り替えをせず現在の契約を維持していきます。
契約中の回線については、変更後のプランを各部で確認いただいておりますが
今後新規で契約する際は、下記表を参考にプランを選択いただければと思います。
キャリア切り替えの詳細情報については、別途ご連絡させていただきます。

・携帯電話回線の新規加入方法
キャリア切り替えに伴い、新規加入時の稟議申請方法も変更となっておりますのでご注意ください。
旧ワークフローでは端末の情報も記載いただいておりましたが、今後は不要となります。

・携帯電話回線の解約方法
新たに解約時にも稟議申請が必要となりましたので、必ず申請をお願いいたします。

■補足説明　その他：モバビジ/Office365
モバビジに関しては端末の準備が完了しましたら、アプリをDLして設定を行ってください。

■補足説明　itsumoSaverについて
回線・請求情報管理ツール「itsumoSaver」を導入しており、総務部で全回線の情報を管理しております。

■参考資料　大手キャリアの各社担当者
キャリアが切り替えと契約手続きに関しては総務が今後行うため直接ご連絡する機会はないかと思いますが、契約中の回線について質問等あれば記載の担当者にご連絡ください。

■大原部長より補足説明
これまでdocomo回線だったため、MXモバイリングというdocomoの代理店から端末購入と回線契約を一緒に申し込んでいたと思います。そのためGaroon上のワークフロー申請も端末購入申請と回線契約申請の両方の承認を得る形でしたが、今後は日本通信SIMや楽天モバイルの回線を利用することとなり端末購入申請とは異なりますので、今後は回線契約申請のみ稟議をあげていただき、端末購入は各部署の経費でお願いいたします。（経費稟議１００万以下のため、稟議は不要）今回新しくできたワークフローは、あくまで回線加入の契約申請となります。また、これまでは回線契約を各部で行っていただいておりましたが、今後は申請後総務で手続きを行いますので、よろしくお願いいたします。

■社用携帯の手続きに関する質問
質問①：携帯端末の購入と携帯電話回線の新規加入のタイミングはどちらが先でもよいのか。
回答　：新規加入申請が早いほうが望ましいです。ただ、端末の入荷が遅れてしまい回線加入が先行しすぎてしまうとシステムの設定期間が決まってしまっているので、なるべく同じタイミングになるように進めていただければと思います。

質問②：格安SIMとなった際にテザリングを使用する場合の制限はどうしたらよいのか。
回答　：キャリア変更後の運用については、後日ご案内する予定です。

～押印申請の運用変更について～
最後に伊豆さんより公印押印申請について説明がありました。
■公印押印申請の運用ルールについて
現状、代表取締役や会社名義の文書の締結には、公印押印申請が必要となっており下記の運用ルールとなっております。
・今後の運用ルールについて
今後の運用ルールの変更点
①事前の押印申請のエクセルの記入が不要
②ShachihataCloudは使用せず、Garoonのワークフローを使用して申請
※押印申請での利用が不要となるだけで、サービスとしては今後も利用可能
③契約書の添付が不要
④ワークフロー上の手動設定が不要

実際のGaroonの申請画面↓

稟議番号に関して、稟議がない案件は「0」と記載してください。該当の稟議がある場合は、下の稟議URLにURLを貼り付けてください。

押印方法は４種類ございますので、要望にあわせて選択ください。先方システムを選択した場合は、先方のシステム名を記入してください。
「紙への押印」を選択した場合は、印章の種類や収入印紙の欄を必ず入力ください。
総務部へ連絡事項がある場合は、備考欄に記入してください。

自動で、所属長→総務の押印担当が登録されているので承認者を追加したい場合は一番上の箇所にご自身で追加ください。

押印方法でPDFデータを選択した場合は、「総務部使用欄」の箇所にPDFデータが添付されているのでそちらをダウンロードしてご利用ください。

・紙の押印
紙の押印の場合は、申請承認画面から承認状況までを含めて印刷し、契約書原本と一緒にご提出ください。押印は毎週水曜日にまとめて対応しております。急ぎの場合は、直接総務部へご連絡ください。押印完了のご連絡はしておりませんので、出社時に総務までお声がけください。
■先方主導の電子契約システムの場合
先方の電子契約システムを利用する場合、ZDC側で署名変更が可能な状態かつZDC担当者宛に署名依頼を送付いただくよう先方へご依頼ください。
２の段階で、Garoonの押印申請をあげておくようにお願いいたします。

■GMOサイン手順変更
ZDCから電子署名を送る際のGMOサインの手続きに関して、運用変更が２点ございます。１．今後文書名の末尾には、「必要日時」ではなく「契約稟議番号」を記載してください。
２．総務の押印担当者が変更となりましたので、ワークフローの変更をお願いいたします。
※所属の箇所で「公印押印」を選択すると、総務の押印担当者が表示されますので２回繰り返して登録してください。

■押印申請の運用変更に関する質問
質問①：押印申請の承認がおりた後に回覧できる人を追加することができるか。（他部署の方への共有の意味で回覧機能があるとうれしい。）
回答　：現状の運用ルールでは回覧設定を許可しておりませんでしたので、一度検討させていただきます。