m_arakawa 2024年10月10日（木）に、コーポレート本部主催の勉強会 手続き編の第5回を開催いたしました。
各部説明
【手続き編】 第5回 法務部
検討依頼書の申請について
10月1日から変更となりました検討依頼書の申請について亀山さんから説明がありました。
■検討依頼書とは何か？
当社では審査を依頼することを検討依頼、審査を依頼する申請書のことを検討依頼書と呼びます。
法務部に関連する申請手続きは２つございます。
一つが、本日お話しする検討依頼です。二つ目が、契約稟議です。こちらは、決裁権限を持つ方に契約締結の承認を得るもの。つまり、会社として契約を結んでもいいかの承認を得るためのものとなります。それぞれ申請先が異なり、求めるものについても違いがございます。
■検討依頼の要否
法務部で内容を確認して、当社に不利な内容が書いていないか不当な義務を課されていないか、当事者間できめた取引内容と相違がないかということを法的な視点で確認していく必要がございます。
４つの類型でどういった場合に検討依頼がいるのか、いらないのか判定の際に使用しておりますチャートになります。一部例外的に検討依頼を必要としない契約書がございます。
①新規
法務部が一から作成する必要がある契約書は、すべて検討依頼書の作成をお願いしております。
②当社ひな型
一切修正がない場合は、検討依頼書は不要となりそのまま契約稟議の申請が可能です。
また修正がある場合でも、経済条件等のみが修正されている場合は契約稟議をそのまま申請いただけます。
・経済条件等とはなにか
契約当事者の権利または義務以外の条件をいいます。
経済条件等に当てはまるかわからない場合には、法務部までお問い合わせください。
③過去締結済案
過去に締結の実績があること・過去締結時と同じ取引先か・経済条件等のみ修正の場合は、契約稟議を申請することが可能です。どれか一つでもNOの場合は、検討依頼の申請が必要になります。
④取引先案
ゼンリンが作成した契約書の場合は、検討依頼は不要となりますので契約稟議にお進みください。取引先が汎用的に提供するサービスの利用規約・約款に該当するもので修正や変更ができないものは、審査の対象外となります。
・検討依頼の要否での注意点
■検討依頼の申請方法
申請の作成(申請フォームの選択) (cybozu.com)
■検討依頼書の書き方
標題‥検討依頼書のタイトルになるので、どんな契約なのかがわかるように記入をお願いいたします。 新規のサービス規約等の作成の場合は、「〇〇サービスの利用規約の作成依頼」とわかるように記載いただければと思います。
新規/検討結果通知書再発行‥「検討結果通知書再発行」以外は「新規」を選択してください。
検討対象契約‥添付のデータはwordのファイルでお願いいたします。また、編集制限や開封制限がかかっていない状態で添付をお願いいたします。
関連契約・取引に関する資料など‥関連する契約につきましては、契約が締結されているのかまたは契約締結日を確認する必要がありますので押印済の契約を添付してください。
契約締結先名称‥前株や後株など正式名称で記載してください。
契約締結者役職/氏名‥申請時点で未定の場合は、「未定」と記入してください。
受注/発注‥秘密保持契約などで受発注に関係ない契約の場合は、その他を選択してください。
契約終了日‥契約をいつ終わらせるかが重要となります。
契約の締結方法‥今回から新設したフォームになります。契約の締結方法を選択してください。先方の調達システムを使って契約を締結する場合には「その他」を選択し、空欄に使用するシステム名を記入してください。
対象となる製品、成果物‥特に製品やサービスを目的としない契約の場合には、「なし」と記入してください。
取引等の内容‥取引に際して生じる可能性のあるリスクの想定に関しては、記載の内容をもとに判別していきますので、詳細に記載いただけるようお願いいたします。
法務部への要望事項‥契約書等の新規作成なのか、契約書のレビューなのか選択ください。レビューの場合には、ここから下の項目に回答が必要となります。
納入・検査について‥納入・検査が発生する契約で規程されている場合は、該当の条番号を記載してください。
契約不適合責任について‥請負や売買契約ではない場合は、「対象外」を選択してください。
契約不適合責任とは…売買契約と請負契約を結ぶときに発生いたします。
知的財産権の帰属について‥業務を行う中で創作された創作物で、財産的な価値があるものを知的財産といい、知的財産権の帰属というのは、権利がどちらのものに属するかを定めることをいいます。
損害賠償について‥契約に違反して損害が発生ときに、その損害を金銭で補ってくださいという契約条項になります。
その他の修正要望‥申請フォーム以外の規程について、修正や追記をしたい内容がある場合は具体的にどう記載したいか記入してください。
当社が開示する秘密情報・相手方が開示する秘密情報‥基本的には秘密保持契約を結ぶ場合が多いですが、業務委託契約や請負契約などいろんな契約の中で秘密情報を開示する機会があるかと思いますので、それぞれ記入ください。
秘密保持契約の審査を希望する場合は、どちらの秘密情報が重要なのか、どちらの開示頻度が多いのかによって契約書内容の修正が変わってきます。特に当社にリスクの少ない内容にするためには記載内容が非常に重要になってきますので詳細に記載ください。
秘密情報の再開示‥事前に記載いただくと契約書の中に記載することができ、先方との開示手続きを省略することができます。
再委託の予定‥請負や業務委託の契約を結ぶ際に、受注業務を第三者に再委託をする予定がある場合には、再委託先の情報を記載してください。
サードパーティーコンテンツの利用‥違反してしまうと責任を問われる可能性もありますので、サードパーティーコンテンツを利用する場合は、コンテンツ権利元の名称やコンテンツ名称を記載ください。
■申請後の流れ
契約等検討結果通知書が発行完了したことで、契約審査すべて完了となります。
契約審査がおわりましたら、契約稟議の申請にうつっていただき最終的に契約を締結するという流れになります。
申請フォームの書き方について、案件ごとによってご不明点が異なり個別具体的なものもあると思いますので、不明ありましたらこちらのアドレスにご連絡いただければ本部のほうからご回答させていただきます。
legal@zenrin-datacom.net
※第5回 法務部の手続き編の動画と資料に関しては、下記に格納しております。
https://ss30j.cybozu.com/g/cabinet/index.csp?sp=0&hid=2875
※コーポレート本部勉強会のスケジュールは、こちらに掲載しております。
https://x.gd/3MIC7
次回のコーポレート本部勉強会は、第6回知的財産部からアイデア提案(特許、商標など)や社内手続きについてです。